Términos y Condiciones

Este documento es una plantilla de partida (starting template) para los Términos y Condiciones del servicio Citaliza, no un texto listo para producción. Está diseñado bajo el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), la Ley 527 de 1999 (firma electrónica y comercio electrónico) y la Ley 1090 de 2006 (referencia al ejercicio profesional de los usuarios). Requiere revisión por un abogado o abogada con licencia para ejercer en Colombia antes de publicarse en citaliza.com o de aplicarse en relaciones contractuales con clientes reales.

Esta plantilla no constituye asesoría jurídica. Farallones Ventures SAS la entrega como punto de partida interna. La versión publicada en producción debe pasar revisión legal externa y debe quedar sincronizada con la Política de Tratamiento de Datos (/privacidad) antes del lanzamiento comercial.

El servicio Citaliza es prestado por:

• Razón social: Farallones Ventures SAS.
• NIT: [NIT].
• Domicilio principal: [Legal address], Colombia.
• RUT: [RUT — pendiente de inclusión por el área administrativa].
• Sitio web: citaliza.com.
• Canal de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) — incluye solicitudes Habeas Data: pqr@citaliza.com.
• WhatsApp Business de contacto: +57 315 522 6931.

Para efectos de estos Términos y Condiciones, las referencias a “Citaliza”, “nosotros” o “la plataforma” se entienden hechas a Farallones Ventures SAS.

Citaliza es una plataforma de software de gestión operativa dirigida a psicólogas y psicólogos profesionales independientes que ejercen consulta privada en Colombia. La plataforma incluye, entre otras funciones:

• Un asistente con inteligencia artificial (IA) en modo curador que redacta borradores de respuesta a mensajes operativos entrantes por WhatsApp Business — agendamiento, confirmación de citas, recordatorios, pagos, preguntas frecuentes — para que el profesional usuario los apruebe antes de su envío.
• Captura, calificación y agendamiento de pacientes potenciales por WhatsApp Business.
• Recordatorios automáticos de citas a pacientes ya agendados.
• Generación, envío y custodia de consentimientos informados con firma electrónica bajo Ley 527 de 1999.
• Funciones operativas adicionales descritas en citaliza.com.

Lo que Citaliza no es:

• Citaliza no presta asesoría jurídica ni reemplaza la revisión legal de los documentos que se generan con la plataforma.
• Citaliza no presta asesoría clínica ni interviene en el proceso terapéutico entre profesional y paciente.
• Citaliza no es un servicio de atención médica, psicológica o de emergencia dirigido a pacientes.
• El asistente con IA de Citaliza opera dentro del alcance que tendría un asistente administrativo humano — nunca da consejos clínicos, nunca interpreta síntomas, nunca sugiere diagnósticos, nunca interviene en crisis. La relación clínica con el paciente sigue siendo responsabilidad exclusiva del profesional usuario.

Al crear una cuenta en Citaliza, el usuario declara que:

• Es mayor de edad y tiene plena capacidad legal para contratar conforme a la legislación colombiana.
• Es psicóloga o psicólogo profesional con tarjeta profesional vigente expedida por Colpsic, o representa legalmente a una persona jurídica que presta servicios psicológicos en Colombia con personal debidamente registrado.
• Ha leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones, así como la Política de Tratamiento de Datos disponible en /privacidad.

La aceptación se realiza al marcar la casilla “Acepto los Términos y Condiciones y la Política de Tratamiento de Datos” durante el flujo de registro. Esta aceptación constituye una manifestación de voluntad válida y vinculante conforme a la Ley 527 de 1999.

• El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo, contraseña, factor de autenticación adicional).
• El usuario es responsable de toda actividad realizada bajo su cuenta — incluyendo las respuestas operativas aprobadas por la cuenta a través del modo curador.
• El usuario debe notificar a Citaliza por pqr@citaliza.com cualquier acceso no autorizado, pérdida o robo de credenciales tan pronto tenga conocimiento del hecho.
• Citaliza puede suspender una cuenta cuando detecte actividad fraudulenta, violación de estos Términos, o uso que ponga en riesgo a otros usuarios o a la plataforma.

• Las tarifas de Citaliza se expresan en pesos colombianos (COP) y se publican en citaliza.com/cohorte-fundadora y en la página de planes.
• El ciclo de facturación de los planes mensuales es mensual; el de los planes anuales es anual con cobro adelantado.
• Los métodos de pago aceptados son los habilitados por nuestros procesadores: Wompi, Stripe, PSE, MercadoPago y otros que se publiquen oportunamente.
• Cohorte Fundadora: durante el periodo de la Cohorte Fundadora, Citaliza opera un esquema de lotes con cierre por orden de llegada (rolling-close): cincuenta cupos divididos en cinco lotes de diez, con descuento decreciente del 50% al 10% de por vida según el lote en que el usuario ingrese. Una vez se completen los diez cupos de un lote, ese descuento queda permanentemente fuera de oferta y se activa el siguiente lote con el descuento que corresponda.
• Precio bloqueado de por vida: los usuarios que ingresen durante la Cohorte Fundadora conservan el descuento del lote correspondiente mientras mantengan su suscripción activa y continua. La interrupción voluntaria de la suscripción libera la posición y el descuento queda extinguido.
• Cambios de tarifa: Citaliza puede actualizar las tarifas de retail con un aviso previo de treinta (30) días por correo electrónico. Los usuarios de la Cohorte Fundadora mantienen su precio bloqueado y no se ven afectados por aumentos de tarifa de retail.

Si en los treinta (30) días siguientes a completar la configuración inicial de la cuenta el usuario no retiene más pacientes pagos que en su mes anterior, Citaliza devuelve el mes completo pagado y permite la exportación de todos los datos de la cuenta — sin preguntas, sin formulario adicional, sin proceso adversarial. La solicitud de devolución se canaliza por pqr@citaliza.com o por el WhatsApp Business +57 315 522 6931.

La garantía aplica al primer pago de la suscripción y queda extinguida en los pagos posteriores. La métrica de referencia (“pacientes pagos retenidos”) se calcula a partir de los datos operativos del propio usuario reportados en el panel de Citaliza.

• El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de la cuenta o solicitándolo por pqr@citaliza.com.
• No existen penalidades por cancelación.
• Al cancelar, el usuario puede exportar la totalidad de los datos de su cuenta en formatos estándar (CSV / JSON / ICS) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud.
• Portabilidad del número de WhatsApp Business: el número de WhatsApp Business asociado a la práctica del usuario sigue siendo propiedad del usuario. Citaliza no retiene el control del número al cancelar y libera la integración para que el usuario continúe operando con el mismo número.
• Portabilidad de la lista de pacientes y del historial operativo: el usuario puede llevarse su lista de pacientes, su historial de mensajes operativos, sus consentimientos firmados y sus configuraciones tarifarias. Estos datos son del usuario, no de Citaliza.

El asistente con IA de Citaliza opera bajo las siguientes reglas operativas, que el usuario reconoce y acepta:

• Modo curador: el asistente con IA redacta borradores de respuesta a mensajes operativos entrantes. El profesional usuario revisa y aprueba cada respuesta antes de que se envíe al paciente. Ninguna respuesta se envía automáticamente sin la aprobación del profesional usuario, salvo que el propio usuario habilite expresamente — en una configuración futura y opcional — un modo de aprobación reducida para preguntas frecuentes estrictamente no clínicas.
• Escalamiento iniciado por el paciente: en cualquier mensaje, el paciente puede solicitar hablar con el profesional humano. La conversación se escala de inmediato al profesional usuario.
• Escalamiento automático: cuando el asistente con IA detecta una situación clínica, ambigua, fuera de su alcance, o simplemente no sabe la respuesta, escala automáticamente la conversación al profesional usuario.
• Alcance estrictamente operativo: el asistente con IA realiza únicamente tareas que un asistente administrativo humano podría realizar legalmente — agendamiento, recordatorios, pagos, preguntas operativas, envío de consentimientos. El asistente con IA nunca da consejos clínicos, nunca interpreta síntomas, nunca sugiere diagnósticos, nunca interviene en crisis, nunca discute medicación, nunca interpreta el proceso terapéutico del paciente.
• Responsabilidad del profesional usuario: el profesional usuario es responsable del contenido clínico, ético y profesional de la relación con sus pacientes. Citaliza opera como herramienta operativa; el ejercicio profesional regulado bajo la Ley 1090 de 2006 es responsabilidad del usuario.

• Plataforma: Citaliza (incluyendo código, diseño, marca, contenidos editoriales propios, documentación técnica y modelos de IA propietarios o licenciados) es propiedad de Farallones Ventures SAS o de sus licenciantes.
• Contenido del usuario: el usuario retiene la propiedad intelectual de la configuración de su cuenta, las plantillas personalizadas, los textos en su voz, la historia clínica de sus pacientes y los datos operativos generados en la plataforma.
• Licencia limitada a Citaliza: el usuario otorga a Citaliza una licencia limitada, no exclusiva y revocable para procesar los datos del usuario y de sus pacientes en la medida necesaria para prestar el servicio.
• No-entrenamiento sin consentimiento explícito: Citaliza no usa datos de pacientes para entrenar modelos de IA generales sin consentimiento explícito y separado del usuario y, cuando aplique, del paciente. Las mejoras al asistente con IA específico de Citaliza pueden incorporar señales operativas anonimizadas conforme a la Política de Tratamiento de Datos.

El tratamiento de los datos personales del usuario y de los datos de pacientes que el usuario administra a través de la plataforma se rige por la Política de Tratamiento de Datos disponible en citaliza.com/privacidad, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Aspectos clave:

• Citaliza actúa como encargado del tratamiento de los datos de pacientes; el profesional usuario actúa como responsable del tratamiento frente a sus pacientes.
• El canal para ejercer los derechos Habeas Data (consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización) es pqr@citaliza.com.
• Los plazos de respuesta y el procedimiento detallado están descritos en la Política de Tratamiento de Datos.

• El uso de Citaliza por parte del profesional usuario se realiza bajo su propia responsabilidad profesional, regulada por la Ley 1090 de 2006 y el Código Deontológico Colpsic.
• Citaliza no es responsable por:
  • El contenido clínico de las conversaciones entre el profesional usuario y sus pacientes.
  • El uso indebido del asistente con IA fuera del modo curador o fuera del alcance descrito en la sección 8 — particularmente cuando el usuario habilita configuraciones de aprobación reducida sin la supervisión adecuada.
  • Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o consecuencias derivadas del uso o de la imposibilidad de uso de la plataforma, salvo en los casos previstos por la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y demás normas de orden público aplicables.
• La responsabilidad acumulada de Citaliza frente a cualquier reclamación derivada de estos Términos no excederá el monto efectivamente pagado por el usuario en los doce (12) meses anteriores al hecho generador, salvo disposición legal imperativa en contrario.

• Citaliza puede modificar estos Términos y Condiciones con un aviso previo de treinta (30) días por correo electrónico a la dirección registrada del usuario.
• El usuario puede cancelar su suscripción sin penalidad si no está de acuerdo con las modificaciones, conforme a la sección 7.
• Los precios bloqueados de la Cohorte Fundadora no se ven afectados por modificaciones futuras de tarifa de retail.
• Citaliza puede terminar el servicio a un usuario cuando exista violación grave de estos Términos, uso fraudulento, o cuando se acredite uso del asistente con IA por fuera del alcance descrito en la sección 8 con riesgo clínico para pacientes.

Estos Términos y Condiciones se rigen por la ley colombiana. Las controversias derivadas de la relación entre el usuario y Citaliza se someten a la jurisdicción ordinaria de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos alternativos de solución de controversias que las partes acuerden por escrito.

El usuario acepta estos Términos y Condiciones marcando la casilla “Acepto los Términos y Condiciones” durante el flujo de registro. Esta aceptación se registra con timestamp, dirección IP, dispositivo y versión del documento aceptado, conforme a la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico y firma electrónica, y constituye una manifestación de voluntad con la misma validez probatoria que una firma manuscrita.

Última actualización: 1 de junio de 2026. Próxima revisión sugerida cuando cambie la normativa aplicable o cuando un cambio operativo en la plataforma altere materialmente el alcance del servicio o del tratamiento de datos.